Spoločná e-mailová adresa
Milan pracuje na projekte, do ktorého je zapojených ešte 15 ďalších kolegov. Spolu komunikujú hlavne e-mailom. Keď chce Milan poslať správu všetkým, ktorých sa projekt týka, musí do správy vložiť 15 adries. Má síce adresár kontaktov, ale už sa stalo, že na niekoho zabudol. Teraz pribudla kolegyňa Veronika, a tak treba písať ešte o jednu adresu viac. Aj ostatným sa stáva, že na niekoho zabudnú.
Problém vyriešil ich admin. Zriadil im spoločnú e-mailovú adresu. Namiesto 16 adries napíše Milan iba jednu: projekt@firma-abc.sk. Správa automaticky príde každému, koho admin pridal do zoznamu. Keď niektorý kolega z tímu odíde alebo pribudne niekto nový, admin upraví zoznam adries. Spoločná adresa sa nezmení. Už sa teda nestane, že by členovia tímu na niekoho zabudli.
Spoločná e-mailová adresa je veľmi praktická. Najmä vtedy, keď nedochádza k častým zmenám v zložení skupiny.
Existuje aj iné riešenie:
Milan si môže v e-mailovom klientovi vytvoriť skupinu kontaktov. V Gmaili ich označí štítkom Projekt xyz.
Do políčka pre adresátov stačí začať písať pro... a automaticky sa zobrazí možnosť pridať všetky adresy so štítkom Projekt xyz. To je však riešenie len pre Milana. Ostatní členovia tímu môžu, ale nemusia urobiť to isté vo svojej e-mailovej schránke.
Spoločná e-mailová adresa má výhodu v tom, že zoznam príjemcov nastaví administrátor a členovia tímu sa nemusia o nič starať. Využíva sa aj ako kontakt pre médiá/verejnosť. Firma si zriadi adresu info@firma-abc.sk. Kto chce kontaktovať firmu, napíše e-mail na túto adresu. Správa automaticky príde viacerým ľuďom, ktorí majú na starosti odpovedať na otázky zákazníkov.