Hromadná korešpondencia
Určite ste si už v poštovej schránke našli list z banky či poisťovne, ktorý sa začínal takto:
Premýšľali ste niekedy nad tým, koľko ľudí okrem vás dostalo rovnaký list? Určite ide o nemalé číslo. Čo myslíte, ako vznikol tento dokument? Úradníčka napísala list a dala ho vytlačiť tisíc ráz? Ale každý klient dostal predsa list, v ktorom je hore uvedená jeho adresa a ešte ho aj oslovili vážený pán + priezvisko. Znamená to, že vytvorila dokument pre každého klienta zvlášť? Aj keby zhodné texty skopírovala a menila len oslovenia a adresy, ponuka by sa asi dávno skončila ešte predtým, ako by zvládla listy vôbec odoslať.
Ak potrebujeme jeden dokument poslať viacerým ľuďom, pričom jednotlivé listy sa líšia jeden od druhého iba časťou textu (v oslovení, adrese, číslach a podobne), stačí nám vytvoriť dokument len raz a použiť funkciu Hromadná korešpondencia. Budeme potrebovať iba Word a Excel, príp. obdobné programy na tvorbu textových dokumentov a tabuliek (napr. Writer a Calc z balíkov LibreOffice/OpenOffice).
List napíšeme vo Worde/Writeri, ale nevpíšeme doň priamo mená a adresy. Namiesto toho vložíme na dané miesto pole hromadnej korešpondencie. V tabuľkovom kalkulátore (programe na tvorbu tabuliek) vytvoríme tabuľku s menami a adresami klientov. Môže vyzerať napr. takto:
Túto tabuľku s menami 20 osôb prepojíme s naším listom, aby program vedel, odkiaľ má čerpať mená a adresy. Vzor listu bude vyzerať takto:
Šedé miesta označujú polia, do ktorých bude program vkladať údaje. Všimnite si, že názvy polí sa zhodujú s názvami v prvom riadku našej tabuľky.
Keď dáme tento vzor listu vytlačiť, program vytlačí nie jednu, ale 20 strán. Na každej strane bude meno a adresa iného zákazníka. Keby boli v tabuľke údaje o tisíc klientoch, program vygeneruje tisíc listov. Tie môžeme buď vytlačiť na tlačiarni, alebo dať vytvoriť iba súbor na disku (pozri tlač do súboru).
Takto budú vyzerať naše listy:
Samozrejme, nemusí ísť len o listy. Ľahko vytvoríme menovky pre účastníkov konferencie, adresy na obálky alebo štítky s číslami tovaru a pod.
V nasledujúcich kapitolách si pomocou hromadnej korešpondencie vytvoríme pozvánku a štítky na tovar s poradovým číslom.